Yak, setelah beberapa bulan vakum, akhirnya datang juga ide untuk mengisi blog ._.
Sabtu, 26 Mei 2012 SOT PKAKP menggelar pelatihan presentasi di gedung I106 Kampus STAN dengan pembimbing Bapak Bambang Widjajarso (semoga tidak salah tulis). Beliau adalah dosen D4 Akuntansi yang sudah melanglang buana dalam dunia pelatihan SDM, terutama masalah komunikasi. Pelatihan presentasi itu bukan cuma untuk keperluan jangka pendek, namun juga untuk jangka panjang, karena kemampuan presentasi adalah softskill yang penting bagi dunia kerja, di manapun, bukan cuma di lingkungan Kemenkeu. Presentasi di sini bukan melulu dalam artian presentasi paper / kasus / materi, namun juga presentasi secara umum, berkaitan dengan bagaimana cara mengkomunikasikan gagasan. Selain presentasi juga tentunya diselipi dengan motivasi yang cukup membakar semangat peserta :”3
Sesi pelatihan dibuka dengan contoh presentasi dari kakak-kakak yang sudah melanglang buana. Penyampaiannya secara umum memang bagus dan membuat takjub, pemahaman materinya sempurna, artikulasi, intonasi , dll bagus. Namun ada kesamaan yang melekat, yaitu penyampaian yang seakan tergesa-gesa (macam banci pengkolan lari setelah nyopot sepatu hak tinggi pas kena rajia sama tramtib :”) *bukan pengalaman*). Bagaimana tidak, materi yang harus disampaikan ribet dan panjang, komplit dari pendahuluan-isi-penutup, padahal waktu yang diberikan hanya 7 menit dengan 2 atau 3 penyampai. XD
Selain itu penguasaan panggung dinilai kurang oleh Pak Bambang. Nampaknya orang presentasi itu harus kayak anak hiperaktif yang menclok ke sana dan ke sini agar dekat dengan pemirsa, dan tidak boleh menjaga wibawa / keanggunan dengan tetap berdiri dengan gagah / anggun di satu tempat yang sama. ._.
Selanjutnya pelatihan diisi dengan penyampaian materi oleh Pak Bambang bertajuk “Mengajar yang Menginspirasi”… Kurang lebih (dengan dikurang-kurangi dan dilebih-lebihkan) seperti berikut ini lah yang disampaikan Pak Bambang (maklum nulisnya seingatnya… serta berdasarkan persepsi dan pemahaman pribadi 😛 akurasi silakan dipertanyakan xD)
Slide
Seringkali penyampai membuat slide asal ketik sama persis dari modul / paper. Hal ini sebenarnya sia-sia, jika pemirsa memang ingin membaca secara terperinci mereka bisa membaca sendiri modul / paper. Jika modul / paper tidak tersedia, maka alternatifnya adalah membuat handout bagi pemirsa atau slide versi terperinci (yang tidak ditampilkan di tempat tapi untuk dibaca pemirsa di rumah). Untuk pegangan penyampai sendiri, penyampai bisa menyiapkan catatan kecil.
Slide yang akan ditampilkan tidak boleh menyimpang dari tujuannya, yaitu menghadirkan tampilan presentasi dengan tingkat keterbacaan yang tinggi dan membantu pemirsa memahami presentasi. Acapkali slide justru malah membuat pemirsa mengantuk dan bosan membaca kata-kata superpanjang dan bertele-tele. Slide haruslah eyecatching, animasi yang menarik sia-sia kalau konten slidenya monoton.
- Hindari bahasa yang panjang, usahakan singkat, sederhana & ‘manusiawi’
- Manfaatkan mindmap agar materi tampak lebih simple, jelas, dan singkat
- Maksimalkan kekuatan gambar dan warna
- Jangan sampai ‘diperkosa’ oleh slide (berpacu dengan slide untuk mengejar waktu, sekedar baca cepat dan mengucapkan next-next-next *ini saya banget*), utamakan menggunakan kata-kata sendiri
Membuka Presentasi
Penting untuk membuka dan menutup presentasi dengan sopan, meskipun ada kendala waktu yang sangat singkat. Tapi hal ini bukan titik kritis, karena secara umum penyampai sudah mafhum bagaimana berbasa-basi. Yang seringkali dilewatkan penyampai adalah bagaimana membuat pembukaan bisa ‘mengantar’ pemirsa agar tertarik pada materi.
Pemirsa yang sudah masuk ke ruangan belum tentu berada dalam keadaan siap menerima materi. Mereka masih memikirkan hal lain. Adalah tanggung jawab penyampai untuk mengantar pemirsa ke ‘keadaan siap’ itu. Pemirsa harus dibuat nyaman terlebih dahulu sebelum menerima materi.
Untuk mengantar pemirsa menuju ‘keadaan siap’ itu, bisa digunakan teknik KAV. Teknik KAV terdiri atas 3 elemen, yaitu Kinestetic (gerakan), Auditory (suara), Visual (citraan). Contoh teknik KAV yang bisa digunakan antara lain: memutar video lucu / video motivasi / video pengantar ringan yang berkaitan dengan materi yang akan dibahas, memutar musik yang menyamankan, dan games singkat yang sederhana.
Yang juga harus dipahami adalah bahwa pemirsa tidak selalu memiliki level pengetahuan yang homogen dengan penyampai. Karena itu, penting bagi penyampai untuk memahami siapa pemirsa dan apa yang mereka butuhkan dengan cara melakukan riset tentang hal itu sebelum menyiapkan materi. Pembicara profesional yang diundang ke suatu acara biasanya menerima Terms of Reference (TOR) yang menjelaskan hal itu sehingga mereka tidak perlu melakukan riset sendiri, cukup membaca TOR.
Psikologi Komunikasi
Dalam menyampaikan informasi kepada pemirsa, ada 3 unsur yang mempengaruhi, yaitu verbal (substansi yang disampaikan), intonasi (nada dan penekanan pada suara), dan gesture (bahasa tubuh). Efektivitas komunikasi dipengaruhi oleh verbal hanya sebesar 7%. Sebesar 38% dipengaruhi oleh intonasi. Yang paling mempengaruhi justru adalah gesture, sebesar 55%. Hal ini sejalan dengan sebuah ungkapan China, yakni “Tell Me, I’ll Forget, Show Me, I’ll Remember, Let Me Do It, I’ll Understand.” Pemirsa akan lebih mengingat apa yang mereka lihat daripada apa yang mereka dengar. Bahkan jika pemirsa diberi kesempatan bereksperimen, mereka akan lebih memahami. Namun, memberi kesempatan bereksperimen untuk tiap pemirsa yang ada akan sangat memakan waktu.
Dalam presentasi penting untuk menggunakan bahasa verbal yang menentramkan hati pemirsa. Sifat manusia adalah manusia itu senang jika dipuji, kesal jika dicela. Hal ini bisa dimanfaatkan untuk membuat pemirsa merasa nyaman. Bahasa yang digunakan haruslah memanusiakan pemirsa dalam presentasi, karena pemirsa dari presentasi adalah manusia, bukanlah benda mati / hewan / pokemon. xD
Di samping aspek verbal, ada pula aspek intonasi. Salah satunya adalah menggunakan nada suara yang tinggi, nyaring, lantang untuk menyampaikan hal-hal yang positif, memberi semangat, dorongan, dan masa depan yang cerah. Sedangkan untuk menyampaikan hal-hal yang negatif, suram, menggunakan nada suara yang rendah, pelan, lembut, menentramkan. Hal ini memang tampak sepele, namun efek psikologis yang dihasilkan bisa mempengaruhi mindset pemirsa.
Selain aspek verbal dan intonasi, aspek gesture juga bisa dioptimalkan. Untuk menyampaikan hal-hal negatif, gunakan gesture tubuh ‘membuang sesuatu ke luar’. Hal ini memberi sugesti bahwa hal negatif ada di luar dan ada rasa positif bagi pemirsa. Penting untuk menyebarkan energi positif ke pemirsa dan menjaga agar energi positif itu tetap ada pada pemirsa.
Waktu
Kelola waktu dengan baik. Gunakan seluruh waktu yang tersedia untuk meng-cover presentasi, mulai dari pendahuluan (pengantar / latar belakang & rumusan masalah), isi (pembahasan / analisis), dan penutup (simpulan & saran). Jangan terlalu cepat dan jangan terlalu lambat. Di samping itu nada bicara harus teratur jangan sampai terdengar seperti ‘dikejar tramtib’. Hal ini memang cukup sulit namun bisa dicapai dengan latihan yang intens.
Level Kemahiran Presentasi menurut Kamus Kompetensi Kemenkeu
Menurut Kamus Kompetensi Depkeu (2007), Presentation Skill adalah bagian dari cluster Relating. Ada 4 level, yakni:
Level 1: Presentasi Sederhana (menggunakan alat bantu dan membaca materi)
Level 2: Menyampaikan dengan Efektif (menggunakan teknik intonasi, artikulasi, kontak mata, kelancaran, & menyesuaikan materi dg kebutuhan)
Level 3: Menghidupkan Suasana (menyampaikan secara sistematis, contoh yg menarik & relevan, melibatkan audiens, humor, teka-teki, cerita, dll)
Level 4: Memuaskan audiens (menjawab pertanyaan sulit dengan memuaskan, kharisma, audiens tetap fokus)
Selengkapnya bisa dibaca dengan mengunduh Kamus Kompetensi Kemenkeu di sini dan lihat kompetensi nomor 33.
Kekuatan ‘Manusia Pembelajar’
Pada akhirnya yang paling penting bukanlah seberapa mahir kita saat ini, namun seberapa besar kemampuan kita untuk terus belajar dan mengembangkan diri. Dunia kerja tidaklah statis, bahkan di dunia birokrasi sekalipun, terlebih yang saat ini sedang melangsungkan Reformasi Birokrasi. Apakah kita sanggup menghadapi perubahan? Masalah-masalah baru yang sebelumnya belum pernah kita hadapi bukan berarti masalah itu harus kita sisihkan karena kita tidak ahli atau tidak tahu sama sekali mengenai hal itu.
Penelitian menunjukkan bahwa manusia rata-rata hanya memanfaatkan otaknya sebesar 3%. Seharusnya kita memaksimalkan sumber daya, waktu, dan tenaga untuk mendayagunakan potensi otak yang idle itu (the sleeping dragon). Untuk meningkatkan penggunaan potensi otak, dibutuhkan kedisiplinan dalam kegiatan sehari-hari dan memanfaatkan waktu untuk melakukan hal yang bermanfaat. Waktu yang sering kita sia-siakan untuk melakukan hal-hal yang tidak bermanfaat (procrastination) dapat kita maksimalkan untuk mengembangkan diri kita, mempelajari apapun dan menjadi seseorang yang kreatif. Namun kita tetap harus menyeimbangkan antara jiwa dan raga, dan sesekali refreshing dan bergaul. Tidak baik juga menghabiskan seluruh waktu untuk gaul dan hedon, meski sesekali itu memang perlu :”3.
Selain memanfaatkan waktu luang agar menjadi kreatif, seorang ‘manusia pembelajar’ juga harus berani menjadi seorang risk-taker (pengambil risiko). Orang yang tidak kreatif tapi berani mengambil resiko hanya akan menjadi seorang penjudi. Orang yang kreatif tapi tidak berani mengambil resiko hanya akan menjadi seorang pemimpi. Orang yang berani mengambil resiko sekaligus kreatif akan menjadi seorang inovator. Hal-hal itulah yang antara lain membentuk kepribadian seorang ‘manusia pembelajar’. Sebagai manusia, tidak selamanya kita dinilai dari seberapa ahli kita, seberapa besar kemauan dan usaha kita mempelajari sesuatu yang baru adalah sesuatu yang jauh lebih penting. (‘-‘)9
Catatan dan Tong Sampah 